Diese Anpassungen präzisieren und erweitern die Anforderungen an die E-Rechnung und behandeln insbesondere die technischen Vorgaben sowie die Folgen von Formatfehlern.
Grundsätzliches zur Rechnungsstellung
Rechnungsstellungspflicht besteht?
Wenn ein Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung ausführt, ist er
grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Eine Rechnung muss ausgestellt
werden, wenn die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist und eine der
folgenden Fallgruppen zutrifft:
Frist für die Ausstellung:
Eine Rechnung muss regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Bei Voraus- oder Anzahlungsrechnungen muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts ausgestellt werden.
Verpflichtung zur E-Rechnung:
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern muss regelmäßig eine E-Rechnung verwendet werden.
Wer kann die Rechnung ausstellen?
Eine Rechnung kann ausgestellt werden:
Änderungen und Ergänzungen im BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Formatfehler: Eine E-Rechnung, die nicht den technischen Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG
entspricht, wird nicht als gültige E-Rechnung anerkannt, sondern als sonstige Rechnung
unter den Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG behandelt. Formatfehler können vorliegen, wenn die Rechnung entweder nicht den zulässigen Syntaxen entspricht oder keine vollständige und richtige Datenextraktion ermöglicht.
Technische Anforderungen: Die Datei muss einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Ein bloßes PDF reicht nicht aus, wenn es keine entsprechende XML-Datenstruktur enthält.
2. Verpflichtende E-Rechnung für Gutschriften und Rechnungen (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)
Gültigkeit der E-Rechnungspflicht für Gutschriften: Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten nicht nur für die Rechnungsausstellung, sondern auch für Gutschriften gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG. D. h., dass auch Gutschriften, die als Rechnungen behandelt werden, in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden müssen,
um den Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG gerecht zu werden.
3. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und Fahrausweise
Abweichende Regelungen: Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen), Rechnungen von Kleinunternehmern sowie Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgestellt werden, können abweichend von der Verpflichtung in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nummer 1, 2. Halbsatz UStG immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Dies gilt gemäß den Regelungen in § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 und § 34a Satz 4 UStDV.
4. Validierung von E-Rechnungen
Eine Validierung der E-Rechnung prüft, ob die Rechnung den technischen Anforderungen entspricht und korrekt formatiert ist. Diese Validierung unterstützt den Empfänger bei der Prüfung, ersetzt jedoch nicht die ihm obliegende Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.
Gemäß Abschnitt 15.2a Abs. 6 und 15.11 Abs. 3 UStAE bleibt es die Verantwortung
des Empfängers, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen (z. B.
Steuersatz, Betrag, Leistungsbeschreibung) korrekt sind und die Rechnungen den
erforderlichen steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen.
5. Rechtliche Konsequenzen von Formatfehlern
Keine steuerlichen Vorteile: Wird ein Formatfehler festgestellt, gilt die Rechnung als sonstige Rechnung unter den Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG und erfüllt nicht die Anforderungen
des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG. Diese Rechnungen sind von den steuerlichen Erleichterungen der E-Rechnung (wie z. B. dem Vorsteuerabzug) ausgeschlossen.
6. Praktische Umsetzung
Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssysteme und Archivierungslösungen die neuen technischen Anforderungen erfüllen. Dies kann durch die Implementierung einer geeigneten Validierungssoftware zur Prüfung der Rechnungen vor deren Versand erfolgen.