Eckdaten wie der Anlass, die Strecke und die Reisedauer sollten schriftlich festgehalten werden, um die Reise gegenüber dem Finanzamt belegen zu können. Entsprechende Nachweise können Rechnungen, ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen sein. Zu den Reisekosten zählen Übernachtungs- und Fahrtkosten, aber auch Nebenkosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen.
Weitere Ausgaben etwa für Reisekleidung, Koffer oder den Verzehr aus der Minibar zählen nicht dazu.
Arbeitgeber können nachgewiesene Fahrt-, Übernachtungs-und Reisenebenkosten aber auch lohnsteuerfrei ersetzen.
Besonderheiten gelten für Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw: Hier kann unter Nachweis der Gesamtkosten oder über eine Kilometerpauschale abgerechnet werden.